1. Stel prioriteiten
-
Belangrijk en urgent: denk hierbij aan crisissituaties of deadlines die gehaald moeten worden. Deze taken moet je direct gaan doen.
-
Belangrijk en niet urgent: dit zijn taken waar je vaak even de ruimte voor nodig hebt om ze uit te voeren, bijvoorbeeld door er even over na te denken. Deze taken zal je in moeten plannen.
-
Niet belangrijk en urgent: hierbij gaat het om taken die naar jou worden doorgeschoven. In de meeste gevallen ben jij niet verantwoordelijk voor deze taken, dus het advies is om deze zoveel mogelijk te delegeren aan anderen.
-
Niet urgent en niet belangrijk: deze moet je zo snel mogelijk elimineren uit je to do lijst, omdat ze niets opleveren.
If you don’t prioritize your life, someone else will.— Greg McKeown
https://www.icm.nl/extra/eisenhower-matrix/
2. Vergroot je productiviteit door middel van deadlines
Door bovenstaande matrix voor jezelf in te vullen geef je jezelf en stuk overzicht en heb je nagedacht wat er nu echt belangrijk en urgent is. Een veel voorkomend probleem bij productiviteit is dat er onvoldoende sprake is van een echte deadline, terwijl we ergens allemaal heel goed weten dat zo’n deadline super werkt. Als iemand anders voor jou een deadline stelt (denk terug aan de middelbare school…) dan werk je vaak erg gefocust en productief op het laatste moment. De kunst is uiteraard niet om anderen voor jou een deadline te laten bepalen, maar om baas te zijn van je eigen agenda en je eigen deadlines. Om een deadline echt goed te maken, wil je deze daarom koppelen aan een bepaalde consequentie. Ook wil je deadline maken voor kleinere concrete doelen om te voorkomen dat je alles op het laatst gaat doen. Voor iemand die bijvoorbeeld een boek wil schrijven, is een goede manier om van te voren al te melden op welke datum het boek er gaat komen. Dit zorgt namelijk voor schaamte (de consequentie) op het moment dat het boek op die datum nog niet af is.
3. Maak een goede planning
Er wordt gezegd dat Elon Musk zijn dagen letterlijk per 5 minuten inplant. Of dit echt helemaal zo is durf ik niet met zekerheid te zeggen, en ook niet of het voor jou de beste manier is. Wat voor verreweg de meeste mensen wel geldt is dan een planning zorgt voor een plan, en dat het maken van een plan en vervolgens je daaraan weten te houden een belangrijke stap is op weg naar meer productiviteit. Een planning zorgt namelijk voor focus en dat is in de tijd waarin we leven enorm belangrijk. We leven namelijk in een wereld waarbij iedereen zijn of haar best doen om jouw aandacht te winnen. Onderzoek toont ons dat de gemiddelde Amerikaanse consument per dag wordt blootgesteld aan meer dan 600 reclameboodschappen in één of andere vorm. Zorg daarom dat alle belangrijke zaken voor jou in jouw agenda staan. Twee bonustips: 1. plan ook je ontspanningsmomenten in en 2. zorg dat je agenda ruimte over laat voor onverwachte zaken.
4. De Pomodoro techniek voor meer productiviteit
De Pomodoro techniek is een time managementtechniek waar veel mensen baat bij hebben en heeft zijn naam te danken aan het tomaatvormige uiterlijk van een kookwekker die de uitvinder van deze techniek heeft bedacht. De techniek werkt als volgt: je deelt je werk of taken in in blokken van 25 minuten, waarbij je na ieder blok van 25 minuten 5 minuten rust of pauze krijgt. Ieder blok van 25 minuten geldt als één pomodoro. Dit herhaal je totdat je 4 pomodoro’s hebt gehaald, waarna je jezelf een langere pauze gunt, bijvoorbeeld van 25 of 30 minuten. De pomodorotechniek werkt om verschillende redenen. Eén daarvan is dat een blok van 25 minuten voor veel taken een goed en haalbaar doel is. Het maakt de taak namelijk niet te overweldigend. Een ander voordeel van deze techniek is dat deze ervoor zorgt dat je met 25 minuten over je initiële weerstand komt, die voor veel taken gelden.
5. Het tegenovergestelde van productiviteit: uitstelgedrag
Beginnen is vaak lastig. De kern van uitstelgedrag is dat je op één moment, verschillende dingen tegelijkertijd wil. Je wil tegelijkertijd iets wel en tegelijkertijd iets niet, wat vervolgens een bepaald innerlijk conflict met zich meebrengt. Een voorbeeld hiervan is dat je aan de ene kant een productieve ochtend wil hebben, maar aan de andere kant het liefst nog even rustig en lang in bed blijft liggen snoozen. Aan de ene kant wil je zelf instant gratification terwijl je aan de andere kant wil werken aan je (langetermijn) doelen. Een interessant Ted Talk hierover van Tim Urban zie je hieronder:
6. Overkom je initiële weerstand door het zetten van kleine stappen
Je begint met sporten en het gaat voor drie dagen achter elkaar super: je bent gemotiveerd en je voelt dat het goed gaat. Maar naar mate er meer dagen verstrijken, boeit je zogenaamde “nieuwe gewoonte” je niet meer. Dus je zegt tegen zichzelf: ‘Het is prima, ik doe het morgen.’ En als het morgen is, en die dag bestaat uit andere belangrijke dingen, zeg je: ‘morgen’. Dit gaat door totdat je goede voornemen weer bijna is vergeten. Bijna iedereen heeft deze struggle wel eens meegemaakt. Maar waarom gebeurt dit? Waarom is het zo moeilijk om onze nieuwe gewoonten op te volgen? Eén van de redenen is dat de gewoonte die we proberen te vormen een beetje overweldigend kan lijken, waardoor we de mentale weerstand ervaren. Het is mogelijk om alles op één dag te bereiken, en dit vol te houden, maar waarschijnlijk op een andere manier dan je tot nu toe hebt gedaan.
Een paar jaar geleden wilde ik meditatie in mijn dagelijks leven toepassen en er een gewoonte van maken. Dus zei ik tegen mezelf: “Vanaf nu doe ik elke dag 20 minuten aan meditatie.” Helaas is dat niet gelukt zoals ik had gehoopt. Vaak kon ik mezelf er niet toe brengen om te beginnen met mediteren, laat staan 20 minuten te doen. Helaas veranderde het goede voornemen van 20 minuten in excuses als: “Ik moet over 20 minuten ergens anders zijn, ik heb nu geen tijd om te mediteren.” Het gevolg? Ik mediteerde die dag niet, en daardoor de volgende dag(en) ook niet. Hierdoor voelde ik me na een aantal dagen slecht en zei dan weer tegen mezelf: “Oké, ik ben er nu echt klaar mee en ga het weer volhouden: vandaag mediteer ik zelfs 40 minuten.” Dit lukte dan enkele dagen, totdat het negatieve patroon zich weer herhaalde…
Een van de grootste uitdagingen die mensen hebben, is dat we op korte termijn te veel van onszelf verwachten. En als gevolg van die hoge verwachtingen krijgen we het vaak niet voor elkaar. Als je doel is om anderhalf uur naar de sportschool te gaan, en je hebt maar één uur de tijd, dan is het gevolg dat je helemaal niet gaat… Dus in plaats van één uur of 50 minuten te gaan sporten, is de werkelijkheid nul minuten. De hoge verwachtingen verhinderen dat je doet wat je van plan bent te doen. En dat is de verkeerde benadering…
In plaats van zulke hoge verwachtingen van mezelf te hebben, besloot ik om juist hele kleine stappen te zetten. In plaats van 20 minuten mediteren per dag werd het twee minuten per dag. Op deze manier kon ik, ongeacht hoe mijn dag er ook uit zag, mijn doel bereiken. Hoe druk, moe, ongemotiveerd ook, twee minuten per dag zijn altijd mogelijk. De hoge verwachtingen werden vervangen door lage verwachtingen. Het steeds falen, doordat ik mijn doel niet bereikte, werd vervangen door kleine succeservaringen. Deel daarom grote taken op in zoveel mogelijk concrete en haalbare kleine stappen die je op korte termijn nog kunt afronden.
7. Doe je moeilijkste of vervelendste taak als eerste op de dag
Misschien is dit wel de belangrijkste productiviteitstip van allemaal. Doe die taak, waar jij zoveel weerstand voor hebt, het liefst zo vroeg mogelijk op de dag. Dit zijn namelijk precies die taken die de meeste wilskracht van je vergen, en op wilskracht kun je als je moe bent aan het einde van je dag vaak niet meer rekenen. Maak er daarom een gewoonte van om hetgeen dat jij zo lastig vindt op een geschikt en liefst zo vroeg mogelijk moment in de dag te plannen.
8. Deep work
Het principe van deep work is net wat anders dan de andere tips die je tot nu toe hebt gekregen. Deep work is vooral groot gemaakt door Cal Newport is zijn gelijk genaamde boek Deep Work. Het principe van deep work is om een periode van 1 tot 3 tot 4 uur achter elkaar, volledig gefocust te werken. Door jezelf de tijd te gunnen kun je terecht in een flow state en ben je in staat heel effectief en productief te werken.
9. Hack je omgeving
Een van de principes van deep work en dus ook voor het vergroten van je productiviteit is om jezelf zoveel mogelijk te ontdoen van afleidingen. Afleidingen zoals Social Media, je telefoon, openstaande tabbladen, mails et cetera. Iedere keer dat je namelijk even een mail of berichtje op je telefoon opent, heeft je brein maar liefst 15 minuten nodig om zich weer volledig te kunnen concentreren op de taak waar je eerst mee bezig was. Om je productiviteit direct te vergroten wil je daarom zoveel mogelijk werken in een ruimte waarin geen afleidingen zijn. Een kamer waarin je telefoon niet aanwezig is, je maar één tabblad open hebt staan en waarin je niet gestoord kan worden.
10. Apps om je productiviteit te vergroten
Een aantal handige apps die je kunt overwegen om je productiviteit te vergroten zijn de volgende:
- Moment. De app houdt je screen time bij.
- De browser extensie Wastenotime, welke werkt als een soort kinderslot voor sites die jij instelt.
- Be focused: dit is een app om je pomodoro’s in te stellen en bij te houden.
Welke tip ga jij vandaag nog toepassen? Laat het ons weten in de reacties hieronder!
