Er zijn veel situaties waarbij we of feedback moeten geven of feedback krijgen te ontvangen. Denk aan een afspraak met een leidinggevende, collega, coach of teamgenoot. Goed feedback geven is niet zo gemakkelijk als het lijkt, en ook het ontvangen ervan is een kunst op zich. In dit artikel bekijken we een aantal uitgangspunten van feedback geven, krijg je twee methodes van feedback geven mee, en krijg je een aantal tips om feedback goed te ontvangen.
Uitgangspunten bij feedback geven
Voor het geven van effectieve feedback zijn een aantal uitgangspunten belangrijk.
1. Zorg dat je feedback bruikbaar is
Er is een verschil tussen het uiten van je eigen frustraties en het geven van feedback, maar in de praktijk worden deze twee vaak door elkaar gehaald. Feedback is een boodschap over het gedrag of de prestaties van een ander, waarbij het de intentie van de feedbackgever moet zijn om de ander te helpen en om samen tot een oplossing te komen. Bedenk dus, voordat je iemand feedback gaat geven, of je bezig bent je eigen frustraties te uiten of dat je als doel hebt om iemand verder te helpen.
2. Zorg dat je feedback specifiek is
Geef specifieke voorbeelden van het gedrag van de ander. Zeg bijvoorbeeld: ‘ik vind het lastig als je mij stoort als ik aan het werk ben’, in plaats van ‘je bent altijd een stoorzender’.
3. Praat vanuit de ik-vorm
Zoals in bovenstaande situatie omschreven is het voorbeeld: ‘ik vind het lastig als je mij stoort’. Een zin beginnen vanuit de ik-vorm geeft een hele andere boodschap dan deze vanuit de jij-vorm beginnen. Jij stoort me als ik aan het werk ben, betekent voor de ontvanger dat hij iets fout doet. Een zin beginnen vanuit de ik-vorm betekent: ik zou het graag anders willen zien. Een jij-vorm heeft het effect dat de ontvanger direct in de verdediging schiet, waardoor er geen open communicatie is.
4. Geef feedback over iemands gedrag, en niet over iemands persoonlijkheid
Ook dit uitgangspunt voorkomt dat mensen in de verdediging schieten. Mensen voelen zich aangevallen als het over iemands persoonlijkheid gaat, en zien mogelijkheden als het gaat om gedragsverandering. Zeg niet: ‘jij bent altijd zo’n druktemaker!’ maar: ‘ik word er onrustig van als je zo hard en snel praat’.
Feedback geven: de 4 G’s
Om effectief feedback te geven is het 4G-model bedacht. Dit model geeft een aantal handvatten om feedback te geven, en met enige oefening en bovenstaande uitgangspunten kom je al een heel eind.
Gedrag
Beschrijf het gedrag dat je van iemand ziet, zonder daar je eigen oordelen, meningen of aannames aan toe te voegen. Observeer bijvoorbeeld dat iemand bij de laatste 7 trainingen 10 minuten te laat was (en laat je mening daarover achterwege).
Gevoel
Bij gevoel bedoelen we je eigen gevoel. Beschrijf wat het gedrag van de ander doet met jou. Maakt het je boos, gefrustreerd, of blij? Ik zie dat je bij de laatste 7 minuten 10 minuten te laat bent. Dit maakt mij gefrustreerd en ook boos.
Gevolg
Beschrijf het gevolg dat het gedrag van de ander heeft op jou en indien van toepassing ook op de omgeving. Ik zie dat je bij de laatste 7 minuten 10 minuten te laat bent. Dit maakt mij gefrustreerd en soms boos. Hierdoor kunnen ik en de rest van het team niet beginnen met de training.
Gewenst gedrag
Bij het gewenste gedrag gaat het erom wat jullie graag samen zouden zien. Als leidinggevende of coach van een hockeyteam wil je bijvoorbeeld graag op tijd beginnen en verlang je van de ander dat hij op tijd is bij de training. Het is de bedoeling als feedbackgever om te checken of de voorgaande drie punten (gedrag, gevoel en gevolg) helder zijn ontvangen en of de ander klaar is om te kijken naar een oplossing.
Feedback geven: de 2 G’s
Voor sommige mensen duurt een gesprek volgens de 4G’s te lang, of voelt het voor de ontvanger dat er niet snel genoeg to the point gekomen wordt. Afhankelijk van de situatie en de personen in kwestie kun je er daarom ook voor kiezen om het gedrag en het gevoel te benoemen. ‘Ik zie dat je te laat bent, waardoor ik me onrustig voel’ is voor veel mensen voldoende om daaruit de conclusie te trekken zijn excuses aan te bieden en vervolgens zijn gedrag te veranderen.
Feedback ontvangen
In bovenstaand stuk heb je nu een aantal tips gekregen over hoe je feedback het beste kan geven, maar het komt ook vaak genoeg voor dat je juist feedback moet of krijgt te ontvangen. Wat is er vooral belangrijk bij feedback ontvangen? Kijk nu onderstaande video.
1. Stel jezelf open
Wees bereid om te blijven luisteren. Onze hersenen generaliseren, vervormen en laten informatie weg. Vraag bijvoorbeeld of je een functioneringsgesprek mag opnemen.
2. Het is van de ander
Neem het niet direct persoonlijk op. De informatie en feedback die je krijgt is van de ander en het is daarna pas aan jou om te kijken of jij er iets mee wil doen.
3. Voel
Voel bij jezelf wat er in je lichaam gebeurt. Schiet je in de fight of flight modus?
4. Doe er (n)iets mee
Neem voor jezelf een beslissing of je iets wil doen met de feedback.
5. Kom er op terug
Vaak heb je na het moment van feedback geven een goed idee of antwoord op iets dat werd genoemd. Als dat zo is, laat het dan niet liggen, maar kom er op terug.
